Запрос для деловых писем, после которого их не стыдно отправлять
Если попросить модель «написать письмо клиенту», она напишет письмо из учебника девяностых. «Уважаемый клиент», «надеемся, у вас всё хорошо», три извинения и благодарность за понимание. Клиент дочитает до второй строки.
Мы полгода правили одни и те же места и в какой-то момент просто записали их. Вышло пять строк.
Пиши как менеджер, который давно знает клиента.
Обращайся по имени: {имя}.
Причина: {что случилось на самом деле}. Других причин не придумывай.
Одно извинение максимум, без «глубочайших».
В конце: что клиент может сделать, если его не устраивает.
Зачем каждая строка
Роль. Без неё модель выбирает самый безопасный тон, то есть канцелярский. «Давно знает клиента» сразу убирает половину вежливых оборотов.
Имя. Мелочь, но письмо без имени читается как рассылка. Модель сама имя не вставит, ей неоткуда его взять.
Причина. Главная строка. Если причину не дать, модель напишет «в связи с непредвиденными обстоятельствами», а это звучит так, будто вы что-то скрываете. Иногда хуже: придумает конкретную причину, которой не было.
Одно извинение. Три извинения подряд звучат как паника. Одно спокойное звучит как контроль над ситуацией.
Следующий шаг. Клиенту важнее понять, что делать дальше, чем узнать, как сильно вы сожалеете.
Что всё равно правим руками
Даты и суммы. Модель переписывает их из запроса без ошибок раз девять из десяти. Десятый раз обходится дороже, чем минута на проверку.
И тон с ключевыми клиентами. Запрос хорош для рутины, но письмо человеку, с которым вы пять лет работаете, лучше дописать самому.